Затова работодателят е задължен да води отчетност за всички непогасени по давност дни отпуск, не само за отложените. Той има право сам да избере как да води тази отчетност.

Неизползваният отпуск, натрупан след 2009 г., се погасява по давност две години след годината, за която се отнася. Неизползваните дни до края на 2009 г. не се погасяват по давност. 

Целият ред за ползване, прекъсване, отлагане и т.н. на платения годишен отпуск е регламентиран в Глава 8, Раздел II на Кодекса на труда: "Ползване на платения годишен отпуск".

Работникът или служителят е длъжен да използва платения си отпуск в рамките на календарната година, за която се отнася, тъй като той е предвиден за възстановяването му. Работодателят няма право да отказва, без основателна причина, правото на отпуск на работещите, когато той е заявен в рамките на периода, отбелязан в графика. 

За да се гарантира правото на платен отпуск, законодателят е предвидил хипотези, при които работещите могат да излязат в отпуск без разрешение на работодателите.

Работодателите също могат да предоставят на работниците и служителите си платен годишен отпуск без тяхно писмено искане.

Когато работодателят не е разрешил ползването на отпуска за периода, посочен в графика, работникът или служителят има право сам да определи времето за ползването му. За целта той трябва да уведоми за това работодателя писмено поне две седмици предварително.

Работодателят пък има право да предостави платен отпуск на работника или служителя и без негово писмено искане, ако той не е бил поискан в рамките на графика, при престой на предприятието за повече от 5 дни, както и когато всички работещи в него ползват едновременно отпуск в определен период.

За следващата календарна година могат да се отлагат общо до 10 дни отпуск, от работодателя заради важни производствени причини или ако работниците и служителите поискат това писмено по уважителни причини.

Законодателят е предвидил и особена хипотеза за отлагане на платения годишен отпуск, когато целият или част от него не е използван в годината, за която се отнася, заради ползването на друг вид законоустановен отпуск. 

Такъв отпуск е за бременност и раждане, за гледане на дете и т.н. В този случай двугодишната давност на отложения платен отпуск започва да тече от края на календарната година, през която работникът или служителят се е завърнал на работа.

При прекратяване на трудовото правоотношение работодателят дължи заплащане на целия неизползван платен годишен отпуск, непогасен по давност, дори да не е прехвърлен по съответния ред и независимо от причините, поради които не е ползан.